Mange opfatter et tekstbehandlingsprogram som en avanceret skrivemaskine. Selvom det umiddelbart lyder tilforladeligt er det faktisk en dårlig sammenligning. Et tekstbehandlingsprogram bygger på nogle helt andre begreber end en skrivemaskine. Formålet med denne håndbog er at lære dig disse begreber, specielt med henblik på OpenOffice Writer (kaldes herefter blot Writer).
Grundlæggende omfatter tekstbehandling to forskellige ting, nemlig redigering og formattering. Som de fleste andre tekstbehandlingsprogrammer arbejder Writer efter WYSIWYG (What You See Is What You Get) princippet, hvor redigering og formattering klares i samme arbejdsgang, så dokumentet hele tiden fremstår som det vil gøre på papir, men her forklares forskellen på de to begreber:
Et program, som kan redigere en tekst kaldes en teksteditor. Det der er særligt for et tekstbehandlingsprogram er, at det også kan formatere teksten:
WYSIWYG princippet giver en intuitiv arbejdsform, da du umiddelbart kan se resultatet af det, du laver. Ulempen er, at du tvinges til at tænke på flere ting samtidigt. Se f.eks. på dette skærmbillede:
Her skal du tænke på mindst tre ting på én gang:
Det er ikke hensigtsmæssigt; en skriveproces fungerer bedst når du kun skal tænke på én ting ad gangen! Nogle gode råd er derfor:
For at kunne bruge tekstbehandling effektivt skal du forstå de begreber, der indgår. Her er nogle af de vigtigste.
På en skrivemaskine skriver du én linje ad gangen og skifter derefter linje. Det gør du ikke i et tekstbehandlingsprogram! I tekstbehandling skriver du ikke linjer, men afsnit.
Der foregår nu en arbejdsdeling mellem brugeren og programmet:
På grund af WYSIWIG princippet sker dette hver gang brugeren laver den mindste ændring.
Programmet laver altså det typografiske arbejde, men ud fra brugerens instruktioner:
De formaterings instruktioner du kan give, inddeles i tre grupper:
Man skelner desuden mellem hård formatering og blød formatering.
Hård formatering handler om, at du formaterer et bestemt stykke tekst/afsnit. Hvis du nu f.eks. har 10 overskrifter i din tekst, så skal du formatere alle disse 10 overskrifter hver for sig.
Alternativet er at bruge blød formatering, hvor du én gang for alle angiver hvordan f.eks. en overskrift skal se ud i stedet for at skulle gøre det samme arbejde 10 gange.
Redskabet til at lave blød formatering kaldes typografier, Se kapitel 17.
Felter bruges til at indsætte specielle tekster som for eksempel sidetal, datoen, krydsreferencer, hvor det er praktisk at programmet kontrollerer indholdet. For eksempel går det ikke at du selv skriver „se side 3“, for når du redigerer teksten kan det jo være at det pludselig skulle være side 4. Ved hjælp af felter kan du få Writer til at opdatere tallet automatisk.
Felter er også nyttige i sidehovedet/sidefoden. For eksempel kan du indsætte et sidetals-felt i sidefoden; så vil det rigtige sidetal automatisk blive vist på alle sider.
Felter beskrives i kapitel 20.
Kommentarer til teksten placeres normalt nederst på siden (fodnoter) eller på en side for sig selv (slutnoter). I selve teksten er der så en henvisning (et nummer) til fodnoten/slutnoten. Writer styrer selv nummereringen.
Fodnoter og slutnoter beskrives i kapitel 12.
Normalt skrives teksten (afsnittene) en linje ad gangen under hinanden indtil siden er fuld, hvorefter den fortsætter på næste side. Du kan opsætte teksten på andre måder, for eksempel:
Udover selve teksten kan du have brug for at indsætte figurer, for eksempel et billede (grafik), en graf, eller noget tekst som skal stå for sig selv. Fællesbetegnelsen for disse er rammer. Rammer indsættes på tværs af teksten, og teksten forløber så udenom rammen. Se kapitel 13 og 14.
